Webis Document Management Systeem is een handige ‘internetopslag’ voor documenten.

Na het inloggen kunnen medewerkers van waterschap en belastingkantoor documenten aanmaken en bewerken.

Indien de gebruiker zijn taak heeft uitgevoerd, kan hij dit eenvoudig vastleggen en eventueel aan een collega doorspelen via de ingebouwde workflow mogelijkheid. Op deze wijze ontstaat er een gestructureerde en inzichtelijke administratie.

Webis DMS legt een verbinding tussen document en bewerker(s), klant, onderwerp en/of rol door middel van ‘metadata’. Dit faciliteert het terugvinden en aanbrengen van koppelingen met andere applicaties.

De ingebouwde workflow ‘ziet’ bij wie de vraag uitstaat. Het houdt zelf bij of de ingestelde termijn niet overschreden is. Indien dit het geval is kan er automatisch een aanmaning aan de ontvanger en/of verzender worden verstuurd.

Per gebruiker bestaat er een inbox met vragen die nog op afhandeling wachten. U hoeft hier niet dagelijks in te kijken. Als er iets op uw afhandeling wacht ontvangt u een notificatie in uw bestaande e-mail.

Alle eigenschappen van Webis DMS op een rij:

- Compatibel met alle formaten

- Uitwisseling via internet

- Geen netwerk benodigd

- Backup van bestanden

- Wereldwijd te benaderen

- Kenmerken en status gekoppeld aan document

- Signaalfunctie via eigen e-mail

- Mogelijkheid van uploaden nieuwe documenten

- Downloaden van documenten voor eigen gebruik

- Versienummers worden optioneel aangegeven

- Ingebouwde autorisatiemogelijkheden.

Integratie tussen Webis Meet en Webis DMS.

Vanuit Webis Meet kunnen documenten aan bedrijven of lozingspunten worden gekoppeld. De workflow gaat van start als het document beoordeeld moet worden door andere (groepen van) gebruikers.

In Webis DMS kan men direct zien welke documenten bij een specifiek bedrijf of lozingspunt horen. Daarmee is het vanuit Webis Meet mogelijk om de digitale aangifte direct te raadplegen.